ー この記事の要旨 ー
- 説明が下手で理解力がないと指摘された時、多くの人は自己否定に陥りがちですが、具体的な改善方法を実践することで確実にスキルアップできます。
- 本記事では、説明力不足と理解力不足の根本原因を分析し、PREP法や要約トレーニングなど実務で即使える5つの改善方法を詳しく解説しています。
- 各手法を段階的に実践することで、職場でのコミュニケーション品質が向上し、上司や同僚からの評価改善につながります。
説明が下手で理解力がないと言われる人の特徴とは
「説明が下手」「理解力がない」と指摘されると、自信を失い仕事へのモチベーションが下がってしまいます。しかし、これらの課題は具体的な特徴を理解し、適切な対策を取ることで改善可能です。
まず重要なのは、説明の下手さと理解力不足は別々の問題でありながら、相互に関連しているという点です。説明が下手な人は情報を整理できていないことが多く、理解力がない人は相手の話の要点を掴めていません。この2つの課題を同時に改善することで、コミュニケーション能力全体が向上します。
職場では、これらの課題が様々な場面で表面化します。会議での発言、上司への報告、同僚との情報共有など、日常的なビジネスシーンで問題が起きると、周囲からの評価に直結してしまいます。
説明が下手な人に共通する行動パターン
説明が下手な人には、いくつかの共通する行動パターンがあります。
最も多いのが、話の結論を最後まで言わないケースです。「実は昨日の件なんですけど、朝から取引先に連絡して、それで担当者が不在で、午後にかけ直したら」というように、時系列で全てを説明しようとします。聞き手は「結局どうなったのか」を知りたいのに、プロセスばかりが語られるため、イライラさせてしまいます。
次に、専門用語や略語を多用しすぎる傾向があります。自分が当たり前に使っている言葉でも、相手は理解していない可能性を考慮していません。「KPIのMTGでPDCAを回して」のような表現は、新人や他部署の人には伝わりません。
また、情報量が多すぎたり少なすぎたりする問題もあります。細かすぎる説明は相手の時間を奪い、逆に情報不足だと何度も質問され、結局時間がかかります。
話が脱線しやすいのも特徴的です。説明の途中で関連する別の話題に移ってしまい、元の話に戻れなくなります。聞き手は混乱し、何を伝えたかったのか分からなくなってしまいます。
理解力がないと判断される具体的なケース
理解力不足と判断されるケースには、明確なパターンがあります。
最も典型的なのが、同じ説明を何度も求めるケースです。上司が指示を出した直後に「つまり、どういうことですか?」と聞き返したり、メールで説明された内容を口頭で再度確認したりします。これは情報を一度で処理できていない証拠です。
質問のタイミングが不適切なケースも目立ちます。相手がまだ説明の途中なのに質問して話を遮ったり、全体の説明が終わってから最初の部分を質問したりします。全体像を把握せずに部分的な疑問にこだわってしまうのです。
指示と異なる行動を取ってしまうケースも深刻です。「資料を3部印刷して会議室Aに持ってきて」と言われたのに、5部印刷して会議室Bに置いてきてしまう。これは指示の要点を理解せず、記憶も曖昧なまま行動した結果です。
前提知識の不足を補わないまま業務を進めてしまうことも問題です。分からない用語や概念があっても質問せず、自己判断で進めた結果、大きなミスにつながります。
職場で起きる典型的な問題シーン
実際の職場では、説明力不足と理解力不足が組み合わさって、様々な問題を引き起こします。
報告の場面では、上司が求めている情報が得られず、何度も「で、結論は?」「数字は?」「期限は?」と質問されます。上司は忙しい中で時間を割いているため、効率的に情報を得られないとストレスを感じます。
プレゼンテーションでは、聴衆の反応を見ずに一方的に話し続け、質疑応答で的外れな回答をしてしまいます。準備段階で想定質問を考えていないため、その場で慌ててしまうのです。
チーム作業では、タスクの理解が不十分なまま進め、後から大幅な修正が必要になります。「こういうことだと思った」という思い込みで動いた結果、他のメンバーに迷惑をかけてしまいます。
営業シーンでは、顧客の質問に対して的確に答えられず、信頼を失うことがあります。商品知識は持っているのに、顧客の真の疑問を理解できていないため、満足のいく説明ができません。
これらの問題は、本人の能力不足というより、適切なスキルやテクニックを知らないことが原因です。次のセクションから、具体的な改善方法を見ていきましょう。
説明が下手になる5つの根本原因
説明が下手になってしまう原因を理解することが、改善への第一歩です。表面的な問題だけでなく、根本的な原因を把握することで、効果的な対策を立てられます。
多くの人は「説明が下手なのは才能の問題」と考えがちですが、実際には具体的なスキル不足や習慣の問題であることがほとんどです。つまり、原因を特定して適切なトレーニングを行えば、誰でも改善できるということです。
情報の整理と優先順位付けができていない
説明が下手な人の最大の原因は、頭の中で情報を整理できていないことです。
伝えたいことが複数ある時、それらを脳内で構造化せずに思いついた順に話してしまいます。「あ、そういえば」「ついでに言うと」という言葉が頻繁に出るのは、事前に情報を整理していない証拠です。
優先順位の判断ができないことも大きな問題です。重要な情報と補足的な情報を区別できず、全てを同じ温度感で伝えようとします。その結果、相手は何が重要なのか分からず、記憶にも残りません。
情報を階層的に整理する習慣がないことも影響しています。「大枠→詳細」という構造で考えられず、フラットに全ての情報を並べてしまうのです。
改善するには、話す前に「何を伝えるか」「どの順番で伝えるか」を紙やメモアプリに書き出す習慣が有効です。視覚化することで、情報の構造が見えてきます。
相手の前提知識を考慮していない
説明する際に、相手がどこまで知っているかを考慮しないことも、大きな原因の一つです。
自分が詳しい分野について話す時、つい専門用語を使ってしまいます。毎日使っている言葉は自分にとって当たり前でも、相手にとっては初めて聞く言葉かもしれません。「RFP」「アジェンダ」「デプロイ」といった用語は、業界や部署によって浸透度が異なります。
相手の立場や役割を考えずに説明してしまうことも問題です。経営層に報告する時は数字と結論が重視されますが、実務担当者には具体的なプロセスや方法が必要です。相手が何を求めているかを考えず、自分の視点だけで説明すると、ミスマッチが起きます。
文脈を共有せずに話し始めることも、理解を妨げる要因です。「例の件ですが」と言われても、相手は複数のプロジェクトを抱えており、どの件か分かりません。
効果的な説明をするには、話し始める前に「〇〇についてご存知ですか?」と確認したり、「簡単に背景を説明すると」と前置きしたりする配慮が必要です。
結論から話す習慣が身についていない
日本語は文末に結論が来る言語構造のため、結論を後回しにする癖がつきやすい傾向があります。
「時系列で全てを説明しないと相手が理解できない」という思い込みも、結論を遅らせる原因です。しかし実際には、先に結論を聞いた方が、その後の詳細説明を理解しやすくなります。
学校教育の影響も指摘されています。作文や読書感想文では「起承転結」で書くよう教えられますが、ビジネスでは「結論→理由→詳細」の順が効果的です。この切り替えができていない人が多いのです。
また、結論を先に言うと「説明不足」と思われるのではという不安もあります。しかし、結論を言った後に「理由は3つあります」と続ければ、論理的な説明になります。
ビジネスシーンでは、PREP法(Point:結論、Reason:理由、Example:例、Point:結論)の習得が有効です。この型を身につけることで、自然と結論から話せるようになります。
専門用語や業界用語に頼りすぎている
専門用語を多用することで、説明が分かりにくくなるケースは非常に多いです。
長く同じ業界や部署にいると、専門用語が日常語になってしまいます。「当社のKGIに基づいてKPIを設定し、PDCAを回す」という文章は、ビジネス経験がある人でも理解に時間がかかります。
英語の略語を多用する傾向も、理解を妨げます。「ASAP」「FYI」「TBD」などは便利ですが、全員が知っているわけではありません。特に世代や経験年数によって、認知度に大きな差があります。
専門用語を使うこと自体が悪いわけではありません。問題は、相手が理解しているかを確認せずに使い続けることです。初出の用語には簡単な説明を加えるだけで、理解度は大きく変わります。
「専門用語を使わずに説明する」トレーニングも効果的です。小学生に説明するつもりで言い換えることで、本質的な理解が深まり、誰にでも分かる説明ができるようになります。
理解力不足の背景にある3つの要因
理解力がないと言われる背景には、スキル的な問題だけでなく、姿勢や経験の不足が関係しています。これらの要因を理解することで、的確な改善策を選択できます。
理解力は単なる能力ではなく、訓練によって向上させられるスキルです。適切なアプローチで継続的に取り組むことで、確実に改善していきます。
聞く姿勢と質問するタイミングの問題
理解力不足の最大の要因は、実は「聞く姿勢」にあります。
多くの人は、相手の話を聞きながら次に自分が何を言うかを考えています。これでは話の内容が頭に入りません。特に、早く返事をしなければというプレッシャーがある時、理解よりも反応を優先してしまいます。
メモを取らずに記憶だけに頼ることも問題です。人間の短期記憶には限界があり、口頭で聞いた情報は数分で忘れてしまいます。「メモを取ると失礼」という思い込みを捨て、積極的にメモを取る習慣が必要です。
質問するタイミングを逃すことも、理解力不足につながります。分からないことがあっても「後で調べればいい」「今質問すると話が中断する」と考え、そのまま進んでしまいます。結果として、誤解したまま業務を進めることになります。
効果的な質問のテクニックも重要です。「全部分かりません」ではなく「〇〇の部分は理解できましたが、△△について詳しく教えてください」と具体的に聞くことで、相手も答えやすくなります。
情報処理のスピードと記憶の定着
情報を処理するスピードには個人差があり、これが理解力の違いとして現れます。
口頭での説明は、話し手のペースで進むため、処理が追いつかないと理解できません。特に、複雑な内容や初めて聞く情報は、その場で完全に理解することは困難です。
ワーキングメモリ(作業記憶)の容量も影響します。一度に処理できる情報量には限界があり、複数の情報を同時に理解しようとすると、混乱してしまいます。
情報を長期記憶に定着させる技術も重要です。聞いただけの情報は忘れやすく、自分の言葉で要約したり、実際に使ってみたりすることで、初めて定着します。
改善策としては、「説明を受けた後に、自分の言葉で要約して確認する」習慣が有効です。「つまり、〇〇ということですね」と言い換えることで、理解の正確性を確認できます。
また、複雑な説明を受ける時は「少し時間をください」と伝え、メモを整理する時間を取ることも大切です。即座に理解できないことは恥ずかしいことではありません。
経験不足による文脈理解の欠如
業務経験が浅いと、話の文脈や背景を理解することが難しくなります。
ベテランは過去の経験から「この話は恐らくこういう展開になる」と予測しながら聞けます。しかし経験が少ないと、全てが新しい情報として処理されるため、理解に時間がかかります。
業界特有の暗黙知も、理解を妨げる要因です。「通常はこうする」「この場合は当然こう」という前提が共有されていないと、説明の省略部分が理解できません。
組織の構造や人間関係を把握していないことも影響します。「部長が言っていた件」と言われても、どの部長か、どんな案件かが分からなければ、話についていけません。
経験不足は時間が解決する面もありますが、積極的に学ぶ姿勢で改善を早められます。過去の事例を調べたり、先輩に背景を質問したりすることで、文脈理解力は向上します。
また、「分からないことを分からないと言える勇気」も重要です。知ったかぶりをすると、誤解が深まり、後で大きな問題になります。
説明力を劇的に改善する5つの実践方法
説明力の改善は、具体的な手法を学び、実践することで確実に達成できます。ここでは、すぐに取り入れられて効果の高い5つの方法を紹介します。
これらの方法は、ビジネスコミュニケーションの専門家や企業研修で広く活用されている実践的なテクニックです。一つずつ習得していくことで、説明力が段階的に向上します。
PREP法で説明の型を身につける
PREP法は、ビジネスで最も効果的な説明の型です。Point(結論)、Reason(理由)、Example(例)、Point(結論)の順で話すことで、分かりやすく説得力のある説明ができます。
具体的には、まず結論を述べます。「今回のプロジェクトは延期すべきです」のように、最初に主張を明確にします。次に理由を説明します。「なぜなら、必要なリソースが確保できていないからです」と根拠を示します。
そして具体例を挙げます。「例えば、開発チームは現在3名ですが、計画では5名必要です。また、外部ベンダーの選定も完了していません」と、理由を裏付ける事実を提示します。
最後に結論を繰り返します。「したがって、体制が整う来月まで延期することを提案します」と締めくくることで、メッセージが記憶に残ります。
PREP法を使うと、聞き手は最初に結論を知るため、その後の説明を理解しやすくなります。また、話す側も論理的に整理しながら説明できるため、脱線を防げます。
最初は紙に書いて練習することをお勧めします。報告やプレゼンの前に、PREP法に沿って内容を整理するだけで、説明の質が大きく変わります。
相手の理解度を確認しながら話す技術
一方的に話すのではなく、相手の反応を見ながら説明することが重要です。
具体的には、説明の途中で「ここまでで何か質問はありますか?」と確認します。沈黙を恐れず、相手が考える時間を与えることが大切です。質問がない場合でも「つまり〇〇ということですが、認識は合っていますか?」と確認します。
相手の表情や仕草を観察することも重要です。首をかしげている、メモを取るのが止まっている、視線が泳いでいるなどのサインは、理解できていない可能性を示しています。
このような時は「今の説明、少し分かりにくかったかもしれません。別の言い方をすると」と言い換えます。同じ説明を繰り返すのではなく、違う角度から説明することで理解が深まります。
オンライン会議では、相手の反応が見えにくいため、より積極的な確認が必要です。「画面共有の資料は見えていますか?」「この説明で進めてよろしいですか?」と、こまめに声をかけましょう。
双方向のコミュニケーションを意識することで、誤解を防ぎ、相手の理解度に合わせた説明ができます。
メモと箇条書きで要点を可視化する
口頭での説明だけでなく、視覚情報を併用することで理解度が大きく向上します。
重要な説明をする時は、事前に要点を箇条書きにした資料を用意します。A4用紙1枚でも構いません。相手はメモを取る負担が減り、説明に集中できます。
ホワイトボードやノートを使って、その場で図解することも効果的です。複雑な関係性や流れは、言葉だけより図で示した方が遥かに分かりやすくなります。
箇条書きのコツは、項目を3〜5個に絞ることです。人間は3つの情報なら記憶しやすいという研究結果があります。多すぎる項目は逆効果なので、大きなカテゴリにまとめましょう。
番号を付けることで、順序や優先度も明確になります。「改善点は3つあります。1つ目は〇〇、2つ目は△△、3つ目は□□です」と構造化することで、相手は全体像を把握できます。
デジタルツールも活用しましょう。SlackやTeamsでメッセージを送る時、長文ではなく箇条書きにするだけで、読みやすさが格段に向上します。
視覚化は、自分の思考整理にも役立ちます。話す前に書き出すことで、論理の矛盾や情報の過不足に気づけます。
具体例と比喩を効果的に使う
抽象的な説明は理解しにくいため、具体例を示すことが重要です。
「顧客満足度を向上させる」という抽象的な目標より、「問い合わせへの返信を24時間以内に行う」という具体例の方が、何をすべきか明確になります。
比喩を使うことで、複雑な概念を分かりやすく伝えられます。「このシステムは図書館のようなものです。本(データ)を整理して、必要な時にすぐ取り出せます」のように、相手が知っている物事に例えます。
ただし、比喩は相手の経験に依存するため、適切な例を選ぶ必要があります。IT業界の人には技術的な例え、営業職には顧客対応の例えが響きます。
数字を使った具体化も効果的です。「短時間で」ではなく「30分で」、「多くの人が」ではなく「社員の70%が」と表現することで、イメージが明確になります。
実際のエピソードを交えることも有効です。「先月、〇〇という事例がありました」と話すことで、リアリティが増し、記憶に残りやすくなります。
具体例は多すぎても混乱するため、1つの論点につき1〜2個に絞りましょう。
事前準備と説明のリハーサルを行う
即興で上手く説明できる人は稀です。重要な説明の前には、必ず準備とリハーサルが必要です。
準備では、まず「誰に」「何を」「なぜ」「どのように」伝えるかを明確にします。相手の立場や知識レベルを想定し、それに合わせた内容を用意します。
想定質問を考えることも重要です。「この説明を聞いたら、相手はどんな疑問を持つだろうか?」と想像し、回答を準備しておきます。
リハーサルでは、実際に声に出して練習します。頭の中で考えるだけと、実際に話すのでは大きな違いがあります。言いにくい表現や、長すぎる文に気づけます。
時間を測ることも大切です。5分で説明するつもりが10分かかってしまうと、相手の時間を奪います。要点を絞り、時間内に収まるよう調整しましょう。
可能であれば、同僚や友人に聞いてもらい、フィードバックを得ることも効果的です。「どこが分かりにくかったか」を率直に教えてもらうことで、改善点が明確になります。
準備に時間をかけることは、決して無駄ではありません。説明の質が上がれば、その後の質疑応答や修正作業が減り、結果的に時間を節約できます。
理解力を高める4つのトレーニング方法
理解力は、適切なトレーニングによって確実に向上します。ここでは、日常業務の中で実践できる4つの方法を紹介します。
これらのトレーニングは、すぐに効果が出るものではありませんが、継続することで着実にスキルが身につきます。自分に合った方法から始めて、習慣化することが成功の鍵です。
質問力を鍛えて本質を掴む
理解力を高める最も効果的な方法は、的確な質問をする力を養うことです。
良い質問の条件は、具体的で焦点が絞られていることです。「よく分かりません」ではなく「〇〇の部分は理解できましたが、△△と□□の関係性について教えてください」と聞きます。
5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を意識することも重要です。「期限はいつですか?」「対象は誰ですか?」「理由は何ですか?」と具体的に確認することで、曖昧さがなくなります。
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを使い分けることも効果的です。詳しい説明が欲しい時は「どのように進めればよいですか?」と聞き、確認したい時は「AとBのどちらですか?」と選択肢を示します。
質問する前に、自分なりの理解を述べることも有効です。「私の理解では〇〇ということですが、合っていますか?」と確認することで、相手も答えやすくなります。
質問を躊躇する人は多いですが、的確な質問は相手にとっても歓迎されます。曖昧なまま進めて後で問題になるより、その場で確認する方が遥かに良いのです。
要約トレーニングで情報を整理する習慣
情報を要約する力は、理解力の基盤となるスキルです。
要約トレーニングの基本は、長い文章を短くまとめる練習です。ニュース記事や会議の議事録を読んだ後、3行で要約してみましょう。最初は難しいですが、繰り返すことで本質を掴む力が養われます。
要約の際は、「誰が、何を、どうした」という骨格を意識します。装飾的な表現や枝葉の情報を削ぎ落とし、核心だけを残します。
会議やミーティングの後に、即座に要約を作る習慣も効果的です。「今日決まったことは〇〇、次にやることは△△、期限は□□」と整理することで、理解が定着します。
他人の説明を聞いた後、「つまりこういうことですね」と自分の言葉で言い換える練習も重要です。これは理解度の確認にもなり、相手とのコミュニケーションも円滑にします。
要約力が上がると、大量の情報の中から重要な部分を素早く見つけられるようになります。結果として、理解のスピードと正確性が向上します。
メモ術を改善して記憶に定着させる
効果的なメモの取り方を身につけることで、理解力と記憶力の両方が向上します。
メモの基本は、全てを書こうとしないことです。重要なポイント、数字、固有名詞、期限などを選択的に記録します。一字一句書こうとすると、話を聞くことが疎かになります。
記号や略語を使って、スピードを上げる工夫も必要です。「→」「=」「↑」などの記号や、「mtg(ミーティング)」「cf(参照)」などの略語を自分なりに決めておきます。
構造化メモも効果的です。大項目、中項目、小項目をインデントで区別したり、番号を振ったりすることで、情報の階層が明確になります。
色ペンやマーカーを使う方法もあります。重要度や種類によって色分けすることで、後から見返した時に理解しやすくなります。
デジタルツールの活用も検討しましょう。NotionやEvernoteなどのアプリは、検索や整理が容易で、長期的な情報管理に適しています。
最も重要なのは、メモを取りっぱなしにしないことです。その日のうちに見返し、必要に応じて清書や補足を行うことで、記憶に定着します。
フィードバックを活用した継続的改善
自分の理解力を客観的に評価し、改善するには、他者からのフィードバックが不可欠です。
上司や先輩に「私の理解は正しいですか?」「説明で分かりにくい点はありましたか?」と積極的に聞きましょう。多くの場合、改善点を具体的に教えてもらえます。
フィードバックを受けた時は、防衛的にならず、素直に受け止めることが重要です。「でも」「だって」と反論するのではなく、「ありがとうございます。次から気をつけます」と前向きに捉えます。
定期的に自己評価を行うことも効果的です。「今週、理解不足で問題になったことは?」「質問のタイミングは適切だったか?」と振り返り、改善点を見つけます。
録音や録画を活用する方法もあります。自分のプレゼンや説明を記録し、後から客観的に見ることで、気づかなかった癖や問題点が見えてきます。
改善は一度に全てを変えようとせず、1つずつ取り組むことが大切です。今週は「質問を具体的にする」、来週は「要約を習慣化する」というように、段階的に進めましょう。
継続的な改善を続けることで、数ヶ月後には大きな変化を実感できるはずです。
上司や同僚との関係を改善するコミュニケーション術
説明力や理解力の問題は、職場での人間関係にも影響します。適切なコミュニケーション術を身につけることで、信頼関係を構築し、評価を改善できます。
人間関係の改善は、テクニックだけでなく、相手への配慮と誠実な姿勢が基盤となります。小さな積み重ねが、大きな信頼につながることを忘れないでください。
報告時に意識すべき3つのポイント
上司への報告は、評価に直結する重要なコミュニケーションです。
第一のポイントは、結論から報告することです。「〇〇の件ですが、結論としては△△です」と最初に伝えます。上司は多くの案件を抱えているため、結論を早く知りたいのです。
第二のポイントは、事実と意見を区別することです。「売上が前月比10%減少しました」は事実、「競合の影響と考えられます」は意見です。この区別を明確にすることで、報告の信頼性が高まります。
第三のポイントは、次のアクションを提案することです。問題を報告するだけでなく、「〇〇の対策を取ろうと考えていますが、いかがでしょうか?」と提案することで、主体性を示せます。
報告のタイミングも重要です。悪いニュースほど早く報告することで、対応の選択肢が広がります。隠したり遅らせたりすると、問題が大きくなり、信頼を失います。
簡潔さも大切です。5分で報告できる内容を15分かけると、上司の時間を奪います。要点を整理し、補足は質問されてから説明するスタイルが好まれます。
質問される前に補足情報を準備する
説明や報告の際、相手が質問しそうなことを事前に準備しておくことで、スムーズなコミュニケーションが実現します。
「なぜそうなったのか?」「他の選択肢は?」「費用は?」「期限は?」といった基本的な質問は、ほぼ確実に聞かれます。これらの回答を事前に用意しておくことで、信頼感が高まります。
数字やデータを求められることも多いため、関連資料を手元に用意しておきましょう。「正確な数字は後で確認します」と言うより、その場で答えられる方が印象が良くなります。
ただし、質問されていないのに全てを説明するのは逆効果です。「補足情報もありますが、必要であればお伝えします」と伝え、相手のニーズに応じて情報を提供します。
複雑な内容を説明する時は、1枚の資料にまとめておくことも効果的です。口頭説明だけより、視覚情報があることで理解が深まります。
準備の姿勢が評価されることも多いです。「ちゃんと考えてきているな」という印象は、信頼につながります。
周囲のフォローを受け入れる姿勢
説明や理解に課題がある時、周囲がフォローしてくれることがあります。この時の対応が、今後の関係性を左右します。
フォローを受けた時は、素直に感謝を伝えましょう。「ありがとうございます。助かりました」という言葉が、良好な関係を作ります。
プライドが邪魔をして「自分でできます」と拒否すると、次からフォローしてもらえなくなります。成長途中であることを認め、助けを受け入れる謙虚さが重要です。
フォローしてもらった後は、同じ失敗を繰り返さないよう努力することが大切です。何度も同じミスをすると、周囲も疲れてしまいます。
可能であれば、恩返しの機会を作りましょう。自分が得意なことで他の人を助けることで、相互扶助の関係が生まれます。
「周囲に迷惑をかけている」と過度に気にする必要はありません。誰でも最初は未熟であり、助け合いながら成長するのが組織です。前向きに改善し続ける姿勢を示すことが、最も重要なのです。
職場での評価を回復させる長期的な取り組み
一度低下した評価を回復するには、時間がかかります。しかし、適切な取り組みを継続することで、確実に信頼を取り戻せます。
評価の改善は短期的な成果を求めず、着実な成長を目指すことが重要です。焦らず、自分のペースで前進しましょう。
小さな成功体験を積み重ねる
大きな成果を一度に出そうとするのではなく、小さな成功を積み重ねることが、確実な評価改善につながります。
まずは、確実にできることから始めましょう。「報告は必ず結論から話す」「メモを必ず取る」など、基本的なことを徹底するだけでも、周囲の印象は変わります。
成功体験を記録することも効果的です。「今週、上司から『報告が分かりやすくなった』と言われた」といった小さな進歩を日記やノートに書き留めます。これが自信とモチベーションにつながります。
完璧を目指さないことも大切です。「100点を目指して挫折」より、「70点でも継続」の方が、長期的には成長します。
周囲からのポジティブなフィードバックを素直に受け取りましょう。「まだまだです」と謙遜しすぎると、相手の好意を無視することになります。「ありがとうございます。励みになります」と受け止めることが、良い関係を作ります。
小さな成功が積み重なると、やがて大きな変化になります。今日の一歩が、未来の自分を作ることを信じて、続けていきましょう。
得意分野を明確にして強みを活かす
全てを完璧にする必要はありません。自分の得意分野を明確にし、そこで貢献することで、評価を高められます。
説明は苦手でも、データ分析が得意、資料作成が丁寧、など、何か強みがあるはずです。その強みを活かせる業務を積極的に引き受けることで、「この人に頼めば安心」という信頼が生まれます。
苦手なことを無理に克服しようとするより、得意なことを伸ばす方が効率的です。説明が苦手なら、資料で補う工夫をする。理解が遅いなら、メモとフォローアップで補完する。
自分の強みが分からない場合は、周囲に聞いてみましょう。「私のどんなところが役に立っていますか?」と質問することで、気づかなかった強みが見つかります。
強みを活かしながら、少しずつ苦手分野を改善していく。このバランスが、長期的な成長につながります。
完璧な人間はいません。自分らしい貢献の仕方を見つけることが、職場での居場所を作ります。
スキルアップのための具体的なアクション
評価を回復するには、具体的な学習と実践が必要です。
ビジネスコミュニケーションの書籍を読むことは、基礎知識を得る有効な方法です。『ロジカル・シンキング』『伝え方が9割』などのベストセラーは、実践的なテクニックが学べます。
オンライン講座やセミナーに参加することも効果的です。SchooやUdemyなどのプラットフォームには、説明力や論理的思考を学べるコースがあります。
社内研修があれば、積極的に参加しましょう。特にプレゼンテーション研修やロジカルシンキング研修は、直接的に役立ちます。
実践の場を増やすことも重要です。社内勉強会で発表する、議事録を書く役割を引き受けるなど、アウトプットの機会を作ります。失敗しても良いので、経験を積むことが成長につながります。
メンターやロールモデルを見つけることも有効です。説明が上手い先輩を観察し、どんな工夫をしているか学びましょう。可能であれば、直接アドバイスを求めることも効果的です。
学んだことは、すぐに実践することが大切です。知識だけでは意味がなく、行動に移して初めてスキルになります。小さなことから、今日から始めてみましょう。
よくある質問(FAQ)
Q. 説明が下手なのは性格の問題ですか?
説明力は性格ではなく、習得可能なスキルです。内向的な性格でも、
適切なトレーニングによって説明力は向上します。むしろ、慎重な性格の人は事前準備を徹底することで、正確で分かりやすい説明ができるようになります。PREP法などのフレームワークを活用し、練習を重ねることで、誰でも改善できます。
Q. 理解力がないと言われたら転職すべきですか?
すぐに転職を考える必要はありません。
理解力不足は、質問の仕方やメモの取り方など、具体的なスキルを改善することで解決できます。まずは3ヶ月間、本記事で紹介した方法を実践してみてください。それでも改善が見られず、業務内容が自分の特性と大きく合わない場合は、キャリアの見直しを検討しても良いでしょう。ただし、多くのケースでは改善可能です。
Q. 説明力と理解力はどちらを先に改善すべきですか?
理解力を先に改善することをお勧めします。
正確に理解できていないと、説明も曖昧になるためです。質問力を高め、メモを取る習慣を身につけることから始めましょう。理解が深まれば、自然と説明も明確になります。両方を並行して改善することも可能ですが、優先順位をつけるなら理解力が先です。
Q. すぐに実践できる改善方法はありますか?
最も即効性があるのは「結論から話す」ことです。
今日から、全ての報告や説明を「結論は〇〇です」という一文から始めてみてください。また、「説明の前に3つの要点をメモする」習慣も、すぐに実践でき効果が高い方法です。完璧を目指さず、まずはこの2つを1週間継続してみましょう。
Q. 何度説明しても理解されない時の対処法は?
説明方法を変える必要があります。
同じ説明を繰り返すのではなく、図や表を使う、具体例を追加する、比喩を使うなど、別のアプローチを試しましょう。また、「私の説明で分かりにくい点はどこですか?」と相手に聞くことで、問題点が明確になります。相手の理解度や知識レベルが想定と違う可能性もあるため、前提を確認することも重要です。
まとめ
説明が下手で理解力がないと指摘された時、落ち込むのではなく、改善のチャンスと捉えることが大切です。これらの課題は、具体的なスキルと習慣の問題であり、適切な方法で取り組めば必ず改善できます。
本記事で紹介したPREP法、質問力の向上、メモ術の改善など、実践的な手法を一つずつ取り入れてみてください。全てを一度に完璧にする必要はありません。小さな成功を積み重ねることで、着実に成長していきます。
説明力と理解力の向上は、仕事の質を高めるだけでなく、職場での信頼関係構築にもつながります。焦らず、自分のペースで継続的に取り組むことで、数ヶ月後には大きな変化を実感できるはずです。
今日から、できることから始めてみましょう。あなたのコミュニケーション能力は、必ず向上します。
